退職ってどう伝えればいい？例とともに詳しく解説！

長く働いていれば、誰でも一度や二度は退職したいと考えることがあるでしょう。たとえば、アルバイトとして働いている場合などは、退職の意思は簡単に伝えても問題はありません。しかし、正社員として働いている場合、退職をすることによって生じる会社や同僚への影響もあるため、しっかりと手順を踏むことが大切です。

今回は、退職する際のステップを「準備編」と「行動編」の2つに分けてご説明します。退職の意思を伝える際に活用できる具体的な例文などもご紹介しますので、退職の意思の伝え方や言い回しが分からないという方はぜひ参考にしてみてください。

退職を伝える実際のステップ～準備編～

自分のなかで退職することを決断したら、いきなりその意思を会社側へ伝えるのではなく、準備をすることから始める必要があります。ここでは、退職準備の手順や注意点を見ていきましょう。

退職準備を始めるのに最適な時期

一般的に会社側へ退職の意思を伝えるのは、退職希望日の2ヶ月くらい前が妥当とされています。しかし、後任者の採用や引き継ぎに時間がかかる場合もあるため、退職の意思は退職希望日の3ヶ月前に伝えることができると理想的です。

退職準備を始めるのに最適な時期は、退職の意思を伝える時期から逆算して考えます。会社の業種や担当業務の特性を踏まえる必要がありますが、一般的には退職希望日の4～6ヶ月から退職準備を始める人が多いようです。

退職理由を明確にしておく

退職に向けた行動を起こす際には、退職理由を明確にすることが重要です。退職に向けた準備をしていると、「本当に自分は今の会社を辞めてよいのだろうか･･･」といった考えが頭をよぎることもあるでしょう。このような迷いを払拭する意味でも、退職理由を明確にしておくことは重要です。

また、転職活動をスムーズにおこなうためにも、退職理由を明確にしておくことは大切です。退職準備の早い段階で「なぜ退職するのか？」ということを自分に問い直し、言語化しておきましょう。

退職を伝える実際のステップ～行動編～

退職準備が整ったら、実際に退職へ向けた行動を起こしましょう。その際の手順や注意点は以下のとおりです。

直属の上司と面談をする

退職の意思は最初に直属の上司へ伝える必要があります。事前にアポイントを取り、1対1で話し合える面談の機会を設けましょう。直属の上司以外の人に先に退職意思を伝えるのは上司に対して失礼な行為であり、基本的にはマナー違反です。直属の上司に相談する前に、噂レベルであっても退職の話が出回ることがないよう、ふとした言動・行動などにも注意を払うようにしましょう。

上司との面談では、冒頭ではっきりと退職の意思とを伝えることが重要です。世間話などは極力控え、はっきりと退職したい旨を伝えるようにしましょう。

退職理由の伝え方

退職の意思を伝える際は、退職理由に触れないわけにはいきません。退職理由には様々なものがありますが、特に多い3つの退職理由と具体的な伝え方をご紹介します。うまく伝えられるか心配な方は、具体的な文言などを書き起こし、シミュレーションをしておきましょう。

・転職による退職

転職による退職は特に多い理由の一つです。転職を理由に退職するケースでは、以下のような伝え方をするのが良いでしょう。

「突然ではありますが、このたび転職をすることに致しました。この会社では約5年間にわたりエンジニアとしてゲーム開発に携わらせていただき、心から感謝しておりますが、他の分野でこの経験を活かすことで自分自身も成長したいと考えるようになりました」

転職するために退職するケースでは、会社への不満を口にするのではなく「自分の成長のため」「夢や目標を実現するため」といった前向きな理由を伝えるようにしましょう。また、その際には会社への感謝の気持ちを伝えることも大切です。

・結婚・出産による退職

結婚や出産が退職理由の場合は、以下のような伝え方を意識すると良いでしょう。

「私事ではありますが、このたび結婚することとなったため、退職を決意しました。夫の仕事柄、共働きをすることは難しく、しばらくは家庭でのサポートに専念したいと考えております」

昨今は女性が働きやすい職場づくりに努めている会社が増えており、「結婚をするから」「出産をするから」という理由だけで退職をしようとすると引き留められるケースもあるようです。スムーズに退職するためには、結婚・出産することによって生じるライフスタイルの変化などを具体的に説明するのが良いでしょう。

・介護による退職

家族の介護を理由に退職せざるを得なくなるケースも少なくありません。その際は、以下のように退職理由を伝えるのが良いでしょう。

「このたび、父親の介護に専念しなければならなくなったため、恐縮ではありますが退職させていただきます。退職後は故郷へ帰り、介護を基本としながらも、兄が継いだ実家の家業の手伝いをしたいと考えております」

センシティブな内容が含まれてくるケースもあるため、具体的なことを会社側へ伝えたくないという場合は、「介護に専念するため、今の仕事を続けられなくなった」ということだけを簡潔に伝えれば良いでしょう。

NGな退職理由

社会人であれば、会社側と揉めたりトラブルになったりすることなく「円満退職」をしたいものです。円満退職をするためには、ネガティブな退職理由を伝えるのはできるだけ避けるべきです。ネガティブな退職理由を会社に伝えたことで、たとえば残りの給与が減額されたり、最後の賞与が支給されなかったりというのは実際にある話です。

本音の退職理由はネガティブなものであったとしても、建前と本音を使い分け、会社や上司に納得してもらえる理由を伝えるのが円満退職のポイントです。できるだけ伝えるべきではないNGな退職理由をいくつかご紹介しましょう。

・会社への不満

「残業が多い」「評価が低い」「給料が上がらない」「職場の環境が悪い」といった理由で退職を考えるケースもあるでしょう。ですが、これらをそのまま退職理由として伝えるのはトラブルの元になります。特に、同じ業界に転職する場合は、後に退職した会社と接点が生まれることも考えられます。意外と業界は狭いので、できるだけ遺恨が残るような発言は避けるようにしましょう。

会社への不満を口にしなくても、面談時に態度に出てしまうこともあります。態度や仕草も含めて、個人的な感情は表に出さないように面談に臨みましょう。

・人間関係の問題

「同僚とウマが合わない」「先輩が嫌い」「上司との人間関係に疲れた」といった理由で退職を考えるケースもあるでしょう。このような退職理由を伝えたときによくあるのが、部署異動を打診され、退職を引き留められることです。退職がスムーズに進まなくなるおそれもありますし、会社に残る側も良い気はしないので、できるだけ口にしないほうが良いでしょう。

退職を慰留された場合は？

退職の意思を伝えると「君の力が必要だ」「会社への不満があるなら改善する」「来月から忙しくなるのですぐに辞めないでほしい」といった理由で引き留められるケースもあります。もし、引き留められて心が動くようなら、もう一度、退職すべきかどうかを考えたほうが良いかもしれません。

引き留められても退職の意思が変わらないのであれば、「大変ありがたいのですが、退職の意思を変える気はありません」とシンプルに返答するのが有効です。もちろん、引き留めの言葉を嬉しく感じたり、退職で迷惑をかけることを心苦しく思ったりするなら、その気持ちは伝えるべきです。

退職までのフローや手続きを確認する

上司が退職を了承してくれたら、退職までのフローや退職にともなう手続きなどを確認します。後任者の採用や業務の引き継ぎなどについて話し合い、具体的な退職日を決めることもあるでしょう。また、退職届が必要かどうかも確認しておく必要があります。退職届が必要なのであれば面談後に作成し、早めに提出するようにしましょう。

退職ってどう伝えればいい？例とともに詳しく解説！の【まとめ】

退職理由は様々なものがあり、人によってはネガティブな理由で退職を決意することもあるでしょう。しかし、どのような理由であっても、できるだけ円満に退職できるように注意しなければなりません。そのためにはしっかりと退職準備をしたうえで、直属の上司に退職する旨を伝える必要があります。「立つ鳥跡を濁さず」を意識して、失礼にならないような伝え方を心がけましょう。